Væksthuset
Effektiv CRM-løsning for Væksthuset: Digital styring af borgerforløb
Væksthuset hjælper hver dag borgere med at finde vej i beskæftigelsessystemet. For at kunne yde den bedst mulige støtte havde de brug for et digitalt værktøj, der kunne strømline deres arbejdsgange og frigive mere tid til det menneskelige element. Sammen med DoWEB har de fået en CRM-løsning i SuperOffice, der ikke bare håndterer data, men aktivt understøtter deres planlægning og daglige arbejde. Løsningen gør det lettere for medarbejderne at fokusere på deres kerneopgaver, mens de samtidig har fuldt overblik over borgernes forløb.
UDFORDRINGEN
Fragmenterede arbejdsgange og manuelle processer skabte flaskehalse
Hos Væksthuset oplevede medarbejderne, at vigtig information var spredt ud over flere systemer. Det gjorde det svært at skabe en sammenhængende plan for borgernes forløb, og koordineringen mellem teams blev unødigt tidskrævende.
Mere konkret betød det, at:
- manuelle arbejdsgange krævede gentagne indtastninger og øgede risikoen for fejl
- administration af forløb i flere systemer gjorde planlægningen ineffektiv
- fraværet af en samlet kalender vanskeliggjorde koordinering af borgeraktiviteter
- dokumentation var svær at tilgå, hvilket skabte flaskehalse og forsinkelser
For at frigøre tid til det vigtigste – borgerne – var der behov for en fleksibel løsning, der samlede det hele ét sted og gjorde hverdagen lettere at navigere i.
LØSNINGEN
Borgerkalender – en samlet platform for planlægning og dokumentation
I tæt dialog med Væksthuset udviklede vi Borgerkalenderen – en løsning bygget direkte i SuperOffice CRM og skræddersyet til deres behov. Målet var at skabe et værktøj, der kunne samle alt det praktiske omkring borgerforløb i ét system – uden at ændre på det, der allerede fungerede.
Med Borgerkalenderen får medarbejderne et samlet overblik over aktiviteter som praktikker, møder, fravær og opfølgning – alt sammen tilgængeligt i én kalenderfane. Aftaler kan flyttes med træk-og-slip, og aktivitetsoversigter kan deles med borgere og samarbejdspartnere i et printvenligt format. Kalenderen er desuden koblet til værkstedsledernes dashboard, så planlægning kan ske effektivt på tværs af teams.
Løsningen er integreret med flere nøglefunktioner:
- E-Boks og mit.dk: Automatiseret udsendelse af ugeskemaer, indkaldelser og evalueringsskemaer via skabeloner
- BC-Integration: automatisk oprettelse af borger og tilknytning til forløb, hvilket fjerner dobbeltarbejde
- Automatiserede scripts: registrerer aktiviteter løbende på igangværende forløb
- Opfølgningsmodul: gør det muligt for konsulenter at følge op direkte fra egen mailboks
- BI-rapporter og dashboards: giver overblik over nøgletal og understøtter styring og prioritering.
Ved at bygge løsningen direkte ind i SuperOffice CRM kunne Væksthuset tage den i brug med det samme, uden at skulle indføre nye systemer eller ændre på eksisterende arbejdsgange.
FORDELENE
Effektiv styring af borgerforløb med CRM-integration
Arbejdet med borgerforløb er blevet enklere og mere sammenhængende. Med ét samlet overblik over kalender, dokumentation og aktiviteter kan medarbejderne planlægge, justere og følge op, uden at spilde tid på dobbeltindtastninger eller lede efter information. Automatiserede udsendelser og bedre struktur i opfølgningen gør hverdagen mere overskuelig, og borgerne oplever en mere ensartet og rettidig kontakt. Samtidig giver BI-rapporterne ledelsen det nødvendige overblik til at prioritere ressourcer og handle hurtigt, når noget afviger.
Det har frigivet tid, reduceret fejl og givet ro i arbejdet. Og netop dét er kernen i det, vi skaber sammen med vores kunder.
SAMARBEJDET
Et partnerskab bygget på forståelse
Løsningen til Væksthuset er resultatet af tæt samarbejde, løbende sparring og en fælles forståelse for hverdagen i organisationen. Den blev ikke skabt på én gang, men er vokset i takt med behovene og den tillid, der er opbygget undervejs.
DoWEB er nemlig ikke bare leverandører af en teknisk løsning, men er en fast samarbejdspartner i driften. Vi tilpasser og videreudvikler funktionalitet i takt med ændringer i arbejdsgange og behov. Vi er løbende i dialog om nye muligheder, og vi bidrager aktivt med BI-rapportering, support og videreudvikling – fordi vi både kender løsningen, og vi forstår hverdagen, den skal fungere i.
Det er netop sådan et samarbejde, vi stræber efter i alle vores kunderelationer: en løsning, der virker i praksis - og et partnerskab, der udvikler sig over tid.
Gør som Væksthuset – vælg en løsning, der skaber værdi gennem samarbejde
Hos DoWEB starter vi ikke bare med at udvikle. Vi starter med at forstå. Derfor bygger vi løsninger, der formes i fællesskab og fungerer i praksis – også når hverdagen ændrer sig. Har I en udfordring, der kræver mere end teknik? Så lad os tage en uforpligtende snak om, hvordan vi kan gøre jeres systemer stærkere, nemmere og tættere forbundet med jeres forretning.
+45 31 51 41 71 / dav@doweb.dk
DoWEB ApS
Sdr. Havnegade 7
6000 Kolding
CVR-nr: 41477229
